Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van Kooy accountants & belastingadviseurs (hierna “Kooy”) te ‘s-Gravendeel. Voor vragen over privacy zijn wij bereikbaar op telefoonnummer 078-6731888 of per mail via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe Kooy met persoonsgegevens omgaat.

Persoonsgegevens die wij verwerken
Kooy is een “fullservice” organisatie van accountants en belastingadviseurs voor de zakelijke - en particuliere markt. Hierbij verwerkt Kooy onderstaande persoonsgegevens:

Voor- en achternaam
Adresgegevens / locatiegegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Geboortedatum
Geboorteplaats
BSN-nummer
Geslacht
Financiële gegevens in de meest ruime zin van het woord
Bankrekeningnummers
Burgerlijke staat
Kopie legitimatiebewijs van opdrachtgevers / UBO’s
Informatie over ondernemingen met een natuurlijke rechtsvorm die persoonsgegevens bevatten
Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bij Kooy door een contactformulier op de website in te vullen, in correspondentie en telefonisch.
Gegevens van minderjarigen voor zover de gezinsleden van de ondernemer minderjarig zijn. Omdat deze gegevens uitsluitend door de ouder/voogd aan Kooy verstrekt worden, nemen we aan dat de ouder / voogd instemt met deze gegevensverstrekking.
Medische gegevens van de ondernemer voor zover de ondernemer deze verstrekt in het kader van een (verzekerings-)uitkering en aangifte inkomstenbelasting.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken:

Om de verstrekte opdrachten aan Kooy uit te kunnen voeren, inclusief het afhandelen van de betaling; en om u te kunnen bellen, mailen en/of schriftelijk te communiceren als u hiervoor een verzoek indient via de website, e-mail of telefonisch.
Om aanvullende services aan te bieden zoals fiscale diensten, subsidieadviezen en overige adviezen. Waar nodig worden voor deze dienstverlening derden ingeschakeld. Hiervoor wordt altijd eerst overleg gevoerd met de opdrachtgever van Kooy zodat dit eveneens onder de wettelijke grondslag van uitvoering van overeenkomst valt.
Kooy verwerkt ook persoonsgegevens als zij hier wettelijk toe verplicht is, o.m. voor het doen van uw belastingaangifte en ook ten behoeve van haar eigen administratie.
Kooy kan uw gegevens verwerken voor het gerechtvaardigde eigen belang van Kooy voor direct marketing en het verbeteren van de dienstverlening. Zo informeert Kooy haar klanten actief over haar dienstverlening.
Voor het laten uitvoeren van kwaliteitstoetsingen c.q. audits kunnen uw gegevens ook aan derden worden verstrekt.

Geautomatiseerde besluitvorming
Kooy neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen (dat zijn besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen), zonder dat daar menselijk handelen tussen zit. Kooy gebruikt voor haar verwerkingen up to date computerprogramma's of systemen die uitvoerig zijn getest zoals:

Standaard kantoorsoftware zoals MS Office en Acrobat Reader
Infine Software voor CRM/Relatiebeheer
Qics Software
Infine Samensteldossier t.b.v. elektronische werkprogramma’s
Infine Jaarrekening t.b.v. de rapportages
Infine Digitaal Dossier t.b.v. elektronische dossiers
Visionplanner of Excel voor Managementrapportages
Exact Online als boekhoudpakket
Dizzydata voor scan, herken en verwerk software
Nextens als fiscale software
Nmbrs als salarispakket
Akkermans & Partner voor pensioenberekeningen
Software Belastingdienst
Agrovision

Deze systemen worden met regelmaat geüpdatet

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Kooy bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Als kantoor zijn wij gebonden aan diverse wettelijke bewaartermijnen. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen: Zolang u klant bent bij Kooy bewaren we uw gegevens, zowel als service naar u, als ook om te kunnen voldoen aan onze zorgplicht en bewaarplicht.

Voor de WWFT moet Kooy zich houden aan de wettelijke bewaartermijn van 5 jaar. Fiscaal moeten we gegevens van o.m. afnemers en leveranciers wettelijk 7 jaar bewaren; (en voor vastgoed 12 jaar). Permanente gegevens worden bewaard zolang zij relevant zijn. Gegevens van voormalige klanten van Kooy worden op eerste verzoek opgeschoond. Daarbij wordt een selectie gemaakt, waarbij de gegevens die niet langer relevant zijn tussentijds worden verwijderd.

Delen van persoonsgegevens met derden
Kooy verkoopt uw gegevens niet aan derden voor marketingdoeleinden.
Uw gegevens worden alleen verstrekt, uitsluitend indien nodig, voor de uitvoering van onze opdrachtovereenkomst met u, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of na overleg met uw toestemming.

Kooy werkt samen met diverse partners/externe deskundigen. Voordat ten behoeve van een samenwerking gegevens worden verstrekt aan derden, wordt de opdrachtgever altijd eerst geïnformeerd door Kooy en om instemming gevraagd. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in opdracht van Kooy sluiten wij een (sub)verwerkersovereenkomst, tenzij deze bedrijven rechtstreeks met opdrachtgever een overeenkomst aangaan. In de te sluiten (sub)verwerkersovereenkomsten wordt opgenomen dat de beveiliging van vertrouwelijke gegevens minimaal vergelijkbaar moet zijn met het beveiligingsniveau bij Kooy.

Verder verstrekt Kooy in beperkte mate gegevens aan Bureau Financieel Toezicht / NBA ten behoeve van branchetoezicht. Aan 4C Accountantsadviseurs B.V. worden gegevens verstrekt voor toetsing op gebied van kwaliteitsbeheersing. De softwareleveranciers van Kooy hebben geen toegang tot klantgegevens.

Kooy heeft het systeembeheer ondergebracht bij Aspider Communications. Medewerkers van deze organisatie hebben toegang tot klantgegevens en hiertoe hebben wij privacy afspraken gemaakt.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Kooy neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met ons via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Kooy heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:

Inbraakalarm
Fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging inclusief organisatorische controle conform handboek
Getekende geheimhoudingsverklaring werknemers Kooy
Logische toegangscontrole m.b.v. wachtwoord en twee weg authenticatie waar mogelijk
Controle van toegekende rechten / bevoegdheden van de desbetreffende personen in software applicaties
Overeenkomsten met leveranciers van software en hardware
Portal verbinding
Overeenkomsten (sub)verwerkers

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Op de website van Kooy maken wij uitsluitend gebruik van functionele cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij het eerste bezoek aan deze website worden opgeslagen in de browser van uw computer, tablet, of smartphone. Kooy gebruikt cookies om te zorgen dat de website goed werkt. Ze zorgen er bij Kooy voor dat de website zich automatisch aanpast aan het scherm van smartphone, tablet of computer. Deze cookies worden niet geanalyseerd.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft op grond van de wet het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Kooy en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde, organisatie te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u de gegevens aan te leveren van uw identiteitsbewijs. We reageren zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek.

Klachten
Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u een klacht heeft over de verwerking van de persoonsgegevens door Kooy, neem dan contact op via e-mail Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Graag proberen we samen met u de klacht op te lossen. Mochten we er desondanks niet samen uitkomen, dan heeft u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Aanpassing privacy verklaring en cookie verklaring
Als er nieuwe ontwikkelingen zijn rond bedrijfsactiviteiten of als er iets verandert in de wet of rechtspraak kunnen wij dit privacy en cookie statement aanpassen. U bent zelf verantwoordelijk voor het op de hoogte blijven van de laatste versie van dit privacy en cookie statement. Kijk daarom af en toe op onze website of er iets veranderd is. Dit privacy en cookie statement is het laatst gewijzigd in september 2018.